Niniejsza polityka dotyczy strony internetowej taxandco.pl („Serwis”), formularzy działających bezpośrednio w Serwisie oraz odnośników do zewnętrznych Formularzy Google udostępnianych w sekcji „Formularze online”. Klienci rozpoczynają logowanie do Panelu Klienta przez odnośnik dostępny w Serwisie taxandco.pl, a następnie są przekierowywani do systemu działającego w domenie biurokondraciuk.pl. Przetwarzanie danych w Panelu Klienta albo innym zewnętrznym serwisie może być również opisane w odrębnej informacji o prywatności.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest Arkadiusz Kondraciuk, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą TAX&CO Arkadiusz Kondraciuk, ul. 11 Listopada 43B/8, 08-110 Siedlce, NIP: 8212611698, REGON: 363437520, działający pod marką TAX & CO. („Administrator”).
W sprawach dotyczących prywatności i danych osobowych można skontaktować się z Administratorem:
- e-mail: kontakt@taxandco.pl,
- telefon: +48 25 632 79 20,
- listownie: ul. 11 Listopada 43B/8, 08-110 Siedlce.
2. Zakres zbieranych danych
W zależności od sposobu korzystania z Serwisu możemy przetwarzać:
- dane podane w formularzu kontaktowym, w szczególności imię i nazwisko, nazwę firmy, adres e-mail, numer telefonu, wybraną usługę oraz treść wiadomości;
- dane podane w formularzu indywidualnej wyceny, w szczególności formę działalności, sposób opodatkowania, status VAT, liczbę dokumentów, pracowników i rachunków bankowych oraz dane kontaktowe;
- dane przekazane za pośrednictwem dedykowanych Formularzy Google dostępnych w sekcji „Formularze online”, w szczególności dane kandydatów i pracowników, dane członków ich rodzin oraz numery rachunków bankowych – wyłącznie w zakresie wymaganym w danym formularzu i potrzebnym do realizacji wskazanej czynności kadrowo-płacowej;
- dane przekazane w korespondencji e-mail lub podczas rozmowy telefonicznej;
- dane techniczne, takie jak adres IP, data i czas połączenia, rodzaj urządzenia, system operacyjny, przeglądarka, przybliżona lokalizacja wynikająca z adresu IP, adres odwiedzanej podstrony, źródło wejścia oraz informacje o aktywności w Serwisie;
- identyfikatory internetowe zapisane w plikach cookies lub podobnych technologiach – wyłącznie w zakresie odpowiednim do udzielonych zgód.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Udzielenie odpowiedzi na wiadomość, przygotowanie wyceny i podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w przypadku zapytań niezwiązanych bezpośrednio z umową – uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań, art. 6 ust. 1 lit. f RODO. |
| Zawarcie i wykonanie umowy o usługi księgowe, kadrowo-płacowe lub inne zamówione usługi. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO. |
| Wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów, w tym podatkowych i rachunkowych. | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO. |
| Realizacja czynności kadrowo-płacowych z wykorzystaniem dedykowanych Formularzy online. | W zależności od okoliczności: wykonanie umowy lub obowiązku prawnego, art. 6 ust. 1 lit. b lub c RODO. Jeżeli TAX & CO przetwarza dane pracowników, kandydatów albo członków ich rodzin na zlecenie klienta, działa jako podmiot przetwarzający zgodnie z art. 28 RODO, a cel i podstawę przetwarzania określa klient będący administratorem danych. |
| Zapewnienie działania i bezpieczeństwa Serwisu, przeciwdziałanie nadużyciom i spamowi, prowadzenie logów oraz ustalanie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami. | Uzasadniony interes Administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO. |
| Wyświetlenie osadzonej Mapy Google na stronie Kontakt. | Zgoda użytkownika, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w związku z art. 399–400 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej. |
4. Formularze, Formularze Google i kontakt
Podanie danych w Formularzu kontaktowym lub Formularzu wyceny jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są niezbędne do przesłania formularza i udzielenia odpowiedzi. Dane z tych formularzy są przesyłane bezpośrednio na skrzynkę kontakt@taxandco.pl za pośrednictwem mechanizmu działającego na serwerze Serwisu.
W sekcji „Formularze online” znajdują się odnośniki do dedykowanych formularzy działających w usłudze Google Forms, dostarczanej przez Google Ireland Limited. Formularze nie są osadzone w Serwisie. Po wybraniu odnośnika użytkownik opuszcza taxandco.pl, a przekazanie danych odbywa się w serwisie Google zgodnie z ustawieniami danego formularza oraz zasadami dostawcy. Dane wpisane do formularza są następnie wykorzystywane przez TAX & CO w celu realizacji wskazanej czynności kadrowo-płacowej oraz obsługi klienta.
W zakresie danych kandydatów, pracowników i członków ich rodzin administratorem danych może być klient TAX & CO, w szczególności pracodawca, a TAX & CO może działać jako podmiot przetwarzający na jego zlecenie. W takim przypadku szczegółowe informacje o celu, podstawie i okresie przetwarzania powinien przekazać właściwy administrator danych. Osoba przekazująca dane innej osoby powinna posiadać odpowiednią podstawę do ich przekazania.
Formularze nie służą do tworzenia publicznych profili użytkowników ani podejmowania przez TAX & CO decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu. Informacje o przetwarzaniu danych przez Google znajdują się w Polityce prywatności Google.
Odpowiedź na zapytanie nie wymaga odrębnej zgody marketingowej. Jeżeli w przyszłości Administrator będzie chciał przesyłać newsletter lub inne informacje handlowe niezwiązane z konkretnym zapytaniem, uzyska wcześniej osobną zgodę.
5. Logi serwera i bezpieczeństwo
Podczas korzystania z Serwisu serwer może automatycznie zapisywać dane techniczne w logach. Służą one administrowaniu Serwisem, diagnozowaniu błędów, zapewnieniu bezpieczeństwa oraz ochronie przed nadużyciami. Dane te nie są wykorzystywane do identyfikacji użytkownika w celach niezwiązanych z bezpieczeństwem lub obsługą Serwisu.
6. Pliki cookies i podobne technologie
Cookies to niewielkie informacje zapisywane w urządzeniu użytkownika. Serwis korzysta również z pamięci lokalnej przeglądarki, aby zapisać wybór dotyczący prywatności. Obecnie używamy następujących kategorii:
| Kategoria | Zastosowanie | Przykładowy okres działania |
|---|---|---|
| Niezbędne | Bezpieczeństwo, prawidłowe działanie formularzy i zapisanie wyboru dotyczącego prywatności w pamięci lokalnej przeglądarki. Nie wymagają zgody, jeżeli są konieczne do świadczenia żądanej usługi. | Sesja lub do 6 miesięcy w przypadku zapamiętania ustawień. |
| Treści zewnętrzne – Google Maps | Wyświetlenie osadzonej mapy na stronie Kontakt. Google może otrzymać dane techniczne oraz zapisywać lub odczytywać własne identyfikatory dopiero po wyrażeniu zgody i uruchomieniu mapy. | Zależnie od rodzaju identyfikatora i ustawień konta użytkownika, zgodnie z informacjami Google. |
Aktualna lista wykorzystywanych technologii może zmieniać się wraz z aktualizacją narzędzi dostawców. Szczegóły dostępne są również w panelu ustawień cookies wyświetlanym w Serwisie.
7. Zarządzanie zgodami
Przy pierwszej wizycie użytkownik może zezwolić na wczytanie Mapy Google albo odrzucić treści opcjonalne. Brak zgody nie ogranicza dostępu do podstawowej treści Serwisu, formularzy ani bezpośredniego odnośnika prowadzącego do Map Google.
Osadzona Mapa Google jest uruchamiana dopiero po uzyskaniu zgody. Zgodę można w każdej chwili wycofać lub ponownie udzielić za pomocą odnośnika „Ustawienia cookies” dostępnego w stopce Serwisu. Wycofanie zgody usuwa mapę z bieżącej strony, ale nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
Wybór jest zapisywany w pamięci lokalnej przeglądarki przez okres do 6 miesięcy. Usunięcie danych witryny w ustawieniach przeglądarki spowoduje ponowne wyświetlenie panelu wyboru.
8. Narzędzia analityczne
Serwis nie korzysta obecnie z Google Analytics ani innych opcjonalnych narzędzi analitycznych zapisujących identyfikatory w urządzeniu użytkownika. Jeżeli takie narzędzie zostanie w przyszłości wdrożone, zostanie objęte odrębną kategorią zgody, a niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana.
9. Narzędzia marketingowe
Serwis nie korzysta obecnie z Meta Pixel ani innych narzędzi remarketingowych. Jeżeli takie narzędzie zostanie w przyszłości wdrożone, zostanie uruchomione dopiero po uzyskaniu odrębnej zgody marketingowej, a niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana.
10. Google Maps, Formularze Google i zewnętrzne odnośniki
Na stronie Kontakt może zostać wyświetlona osadzona Mapa Google, której dostawcą jest Google Ireland Limited. Do czasu wyrażenia zgody w miejscu mapy wyświetlana jest neutralna plansza. Po uruchomieniu mapy Google może otrzymywać dane techniczne, informacje o odwiedzanej stronie i interakcjach z mapą oraz używać własnych identyfikatorów. Jeżeli użytkownik jest zalogowany do konta Google, informacje mogą zostać powiązane z tym kontem zgodnie z jego ustawieniami i zasadami Google.
Serwis zawiera również bezpośrednie odnośniki do Formularzy Google, Map Google i YouTube. Samo wyświetlenie odnośnika nie uruchamia treści tych serwisów ani nie przekazuje im treści formularza. Po jego wybraniu użytkownik opuszcza taxandco.pl i korzysta z zewnętrznego serwisu na zasadach określonych przez jego dostawcę. Podczas korzystania z Formularzy Google dostawca może przetwarzać dane wpisane do formularza oraz dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce i aktywności w usłudze.
Więcej informacji: Polityka prywatności Google.
11. Odbiorcy danych
Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym:
- dostawcy hostingu, serwera i poczty elektronicznej – LH.pl;
- podmiotom świadczącym wsparcie informatyczne, utrzymanie strony i usługi cyberbezpieczeństwa;
- Google Ireland Limited – jako dostawcy usługi Google Forms oraz w związku z Mapą Google uruchamianą za zgodą użytkownika i innymi zewnętrznymi odnośnikami do usług Google;
- dostawcom bibliotek, czcionek lub innych zasobów technicznych pobieranych przez Serwis, jeżeli są one ładowane z ich serwerów;
- doradcom prawnym, ubezpieczycielom lub innym podmiotom wspierającym Administratora w dochodzeniu albo obronie roszczeń;
- organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.
Administrator nie sprzedaje danych osobowych użytkowników.
12. Przekazywanie danych poza EOG
Google działa globalnie, dlatego dane związane z korzystaniem z usług Google, w tym Formularzy Google i uruchomionej Mapy Google, mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, dostawca stosuje mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO, w szczególności decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony w ramach EU–US Data Privacy Framework – w odniesieniu do podmiotów posiadających ważny certyfikat – albo standardowe klauzule umowne wraz z odpowiednimi zabezpieczeniami.
Informację o właściwym mechanizmie transferowym i możliwość uzyskania kopii stosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem lub korzystając z informacji opublikowanych przez danego dostawcę.
13. Okres przechowywania danych
- dane z zapytań i wycen – przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia rozmów, a jeżeli nie dojdzie do zawarcia umowy, co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dłuższe przechowywanie jest potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
- dane przekazane przez Formularze online – przez okres potrzebny do realizacji danej czynności kadrowo-płacowej, a następnie przez czas wynikający z umowy, przepisów prawa lub udokumentowanych poleceń klienta będącego administratorem danych;
- dane związane z umową – przez czas jej wykonywania, a następnie przez okres wynikający z przepisów podatkowych, rachunkowych i terminów przedawnienia roszczeń;
- logi techniczne – przez okres potrzebny do administrowania Serwisem i zapewnienia bezpieczeństwa, co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że konkretny zapis jest potrzebny do wyjaśnienia incydentu lub dochodzenia roszczeń;
- dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej wycofania albo do upływu okresu działania danej technologii, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej;
- dane ujęte w statystykach zagregowanych, które nie pozwalają na identyfikację osoby – mogą być przechowywane dłużej.
14. Prawa osób, których dane dotyczą
Na zasadach określonych w RODO użytkownik może żądać:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- przeniesienia danych – gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją użytkownika;
- wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Wniosek można przesłać na adres kontakt@taxandco.pl. Przed realizacją wniosku Administrator może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości.
Osobie, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl.
15. Profilowanie i automatyczne decyzje
Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających, które opierałyby się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu.
Serwis nie prowadzi obecnie profilowania marketingowego za pomocą Meta Pixel ani podobnych narzędzi.
16. Zewnętrzne odnośniki, Formularze online i Panel Klienta
Serwis może zawierać odnośniki do Formularzy Google, Panelu Klienta, profili społecznościowych lub innych stron. Logowanie do Panelu Klienta rozpoczyna się przez odnośnik „Panel Klienta” na stronie taxandco.pl i prowadzi do systemu pod adresem klient.biurokondraciuk.pl/login. Po kliknięciu zewnętrznego odnośnika użytkownik opuszcza Serwis. Przed przekazaniem danych w zewnętrznym serwisie należy zapoznać się z informacjami o prywatności jego dostawcy oraz – w przypadku danych pracowniczych – z informacją przekazaną przez właściwego administratora danych.
17. Zabezpieczenia
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowane połączenie HTTPS, kontrolę dostępu, zabezpieczenia formularzy przed automatycznym spamem, walidację danych po stronie serwera, ograniczanie liczby żądań oraz kopie zapasowe i aktualizacje stosowanych rozwiązań.
18. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana w razie zmian prawa, funkcjonalności Serwisu lub dostawców narzędzi. Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie wraz z datą ostatniej zmiany.
Kontakt w sprawach prywatności
TAX&CO Arkadiusz Kondraciuk
ul. 11 Listopada 43B/8, 08-110 Siedlce
NIP: 8212611698
E-mail: kontakt@taxandco.pl
Telefon: +48 25 632 79 20